SCOoffice Mail Connectorfor Microsoft Outlook
Guía de
instalación
Outlook 2002
Versión 1.1
4 de diciembre de 2002
SCOoffice Mail Connectorfor Microsoft Outlook
Guía de instalación - Outlook XP
Este
documento describe SCOoffice Mail
Connectorfor Microsoft Outlook, cómo instalarlo y configurarlo y usar algunas
de sus funciones. Estos son los puntos principales de este documento:
Mediante una integración perfecta, SCOoffice Mail Connectorfor Microsoft
Outlook habilita todas las funciones de colaboración de Microsoft Outlook
cuando se usa con SCOoffice Mail Server. Por nombrar algunas
posibilidades, los usuarios de SCOoffice Mail Server pueden, por
ejemplo, utilizar componentes compartidos de Outlook como libretas de
direcciones globales, carpetas de mensajes, contactos, calendarios, bibliotecas
de formularios y delegar carpetas y calendarios. Hasta ahora, estas funciones
únicamente estaban disponibles mediante Outlook cuando se utilizaba un servidor
de Microsoft Exchange. Ahora
las funciones de colaboración de Outlook están disponibles sin el alto costo y
complejidad que supone usar Microsoft Exchange.
SCOoffice Mail
Connector mejora la interfaz de Outlook gracias a la incorporación de la
barra de herramientas del Conector al menú de Outlook. Esta barra de
herramientas consta de cinco botones que permiten configurar cuentas de correo
electrónico, definir opciones para carpetas, compartir carpetas y definir permisos
de acceso a carpetas. Aparte de esta barra de herramientas, la utilización de
Outlook prácticamente no varía.
SCOoffice Mail
Connector se instala en la ubicación del sistema Microsoft Windows donde se usa
Outlook. Se trata de una extensión cliente de Exchange, lo que significa que se
integra nítidamente con Outlook a fin de ampliar sus prestaciones de la manera
que se describe anteriormente. Puede usarse con cualquier versión de Microsoft Outlook,
desde la 97 a la 2002. Para poder instalar y activar los servicios necesarios
de Outlook, Outlook 98 y Outlook 2000 deben configurarse en el modo de
Organización/grupo de trabajo. Debido a
que Outlook 97 y Outlook 2002 no contemplan el concepto de Organización/grupo
de trabajo, incorporan los servicios necesarios de forma predeterminada.
·
Esta
guía ha sido redactada específicamente para Microsoft Outlook XP. Si usa
Microsoft Outlook 97, Outlook 98 o Outlook 2000, consulte el documento “Guía de
instalación de SCOoffice Mail
Connectorfor Microsoft Outlook 97, 98 y 2000”.
·
Compruebe
que dispone de una cuenta de correo electrónico activada en su SCOoffice Mail Server.
·
Necesitará
la siguiente información para configurar SCOoffice Mail Connector. Su
administrador del sistema puede proporcionarle esta información.
o
El
nombre de host completamente calificado de SCOoffice Mail Server.
o
El
identificador de inicio de sesión y la contraseña de SCOoffice Mail Server.
o
Su
dirección de correo electrónico.
o
Su
clave de licencia para Mail Connector.
·
Si
tiene previsto actualizar el correo electrónico desde un buzón de servidor
Microsoft Exchange a un buzón de SCOoffice
Mail Server, asegúrese de que
el buzón de Exchange esté configurado en Outlook antes de instalar Mail
Connector. Asimismo, se debe
tener muy en cuenta que es necesario configurar Mail Connector para que use un archivo PST
diferente del archivo PST usado por la cuenta de correo electrónico de
Microsoft Exchange.
1.
Cierre
Outlook si está ejecutándose.
2. Si tiene previsto actualizar una versión
anterior de SCOoffice Mail Connector, no es necesario eliminar la
versión antigua. Le recomendamos encarecidamente que ejecute el programa
scanpst.exe a fin de reparar las incongruencias que pueda haber en el archivo
PST antes de instalar la nueva versión. Puede encontrar el programa scanpst.exe
en una de estas dos ubicaciones:
‘Archivos de programa\Common
Files\System\Mapi\1033’
‘Archivos de programa\Common
Files\System\Mapi\1033\NT’
3. Descargue el archivo zip de SCOoffice
Mail Connector y extraiga el contenido del mismo con una utilidad de
descompresión como WinZip
4. Ejecute el programa de instalación
de SCOoffice Mail Connector resultante para instalar el software de SCOoffice
Mail Connector. Escriba la clave de licencia de SCOoffice Mail Connector
cuando se le pida.
5. Si está actualizando una versión
anterior de SCOoffice Mail Connector, ya ha terminado el proceso; de lo
contrario, vaya a la siguiente sección.
1.
Inicie
Outlook.
Si es la primera vez que ejecuta Outlook,
aparecerá la ventana de diálogo ‘Inicio de Outlook 2002’. Si aparece el cuadro de diálogo ‘Inicio de
Outlook 2002’, efectúe lo siguiente y continúe con el paso 2.
A continuación aparecerá el cuadro de diálogo ‘Configuración de la
cuenta (Cuentas de correo electrónico)’.
Si no se ha definido ninguna cuenta de correo
electrónico para Outlook anteriormente, Outlook mostrará la ventana de diálogo
‘Cuentas de correo electrónico’. Si aparece el cuadro de diálogo ‘Cuentas de
correo electrónico’, efectúe lo siguiente y continúe con el paso 2.
Si ya se ha configurado una cuenta
de correo electrónico POP3/SMTP en Outlook, puede aparecer el ‘Asistente de SCOoffice
Mail Connector’. Este asistente se usa para configurar Mail
Connector a fin de vincular la
cuenta de correo electrónico POP3/SMTP (y el archivo PST) con SCOoffice Mail
Server. Si aparece el
‘Asistente de SCOoffice Mail Connector’, vaya al paso 3.
Si Outlook se inicia normalmente, continúe en la
sección ‘Configuración de cuentas de correo electrónico – Pasos manuales’.
Siga las instrucciones de esa sección para configurar la cuenta de correo
electrónico que usará con Mail Connector.
2. Configuración de la cuenta de correo
electrónico POP3/SMTP.
A continuación debería aparecer la ventana de
diálogo ‘Cuentas de correo electrónico (Tipo de servidor)’.
Aparecerá el cuadro de diálogo ‘Cuentas de correo
electrónico (Configuración de correo electrónico de Internet POP3)’. Introduzca
la siguiente información:
Su nombre: Su nombre y apellido.
Dirección de correo electrónico: Su dirección de correo electrónico.
Servidor de correo entrante POP3: Escriba ‘ninguno’
Servidor de correo saliente SMTP: Nombre del host de SCOoffice Mail Server.
Nombre de usuario: Su identificador de inicio de sesión de correo
electrónico y la contraseña para SCOoffice Mail Server.
Contraseña: su ID de inicio de sesión de correo electrónico y
contraseña.
A continuación debería aparecer el cuadro de diálogo ‘Cuentas de correo
electrónico (Enhorabuena)’.
A continuación aparecerá la ventana de diálogo
‘Asistente de SCOoffice Mail Connector’. En este caso, continúe en el
paso 3 que se describe a continuación. Si no aparece el Asistente de SCOoffice
Mail Connector, continúe en la sección ‘Configuración de cuentas de correo
electrónico – Pasos manuales’.
3.
Asistente
de configuración de Connector – especificación del archivo PST y del ID de
inicio de sesión del correo electrónico y la contraseña para SCOoffice Mail
Server.
A continuación aparecerá el cuadro de diálogo ‘Asistente de SCOoffice
Mail Connector’.
El siguiente cuadro de diálogo se usa para
especificar el nombre del host de SCOoffice Mail Server (IMAP) y el
nombre de inicio de sesión de correo electrónico y la contraseña que se
utilizan para obtener acceso a la cuenta de correo electrónico. Introduzca la
siguiente información:
Nombre
Puerto 143: Especifique 993 para SSL y marque ‘Usar SSL (conexión segura)’
Inicio de sesión: Su ID de inicio de sesión de correo electrónico en
SCOoffice Mail Server (no su dirección de correo electrónico)
Contraseña: La contraseña de su ID de inicio de sesión de
correo electrónico.
Asegúrese de que la casilla de verificación
‘Asignar este almacén al servidor IMAP siguiente’ esté marcada.
A continuación haga clic en el botón ‘Hacer ping
al servidor’. ‘Hacer ping al servidor’ comprueba si se puede conectar a SCOoffice
Mail Server y la validez del ID de inicio de sesión de correo electrónico y
de la contraseña.
Si ‘Hacer ping al servidor’ no da ningún
resultado, cabe pensar que el cliente de Outlook no puede conectarse a través
de la red o que SCOoffice Mail Server no ha podido autentificar el ID de
inicio de sesión de correo electrónico ni la contraseña que ha introducido.
Vuelva a introducir el ID de inicio de sesión de correo electrónico y la
contraseña. Si ‘Hacer ping al servidor’ vuelve a fallar, borre el mensaje
haciendo clic en ‘Aceptar’ y haga clic en ‘Cancelar’. A continuación se le
preguntará si desea reiniciar el asistente la próxima vez que abra Outlook. Si
decide no reiniciar el asistente, puede configurar la cuenta de correo
electrónico más adelante mediante las instrucciones de ‘Configuración de cuentas
de correo electrónico – Pasos manuales’ que están incluidos en este documento.
Comunique el problema al administrador del sistema.
Si ‘Hacer Ping al servidor’ finaliza
correctamente, haga clic en ‘Aceptar’ para borrar el mensaje de finalización
satisfactoria.
El siguiente cuadro de diálogo se usa para seleccionar el archivo de carpetas personales (archivo PST) de la cuenta de correo electrónico. El archivo PST se encuentra en el equipo y se utiliza como ubicación de almacenamiento intermedia en el flujo de mensajes entre Outlook y SCOoffice Mail Server a través de Mail Connector.
Para usar el archivo PST creado en el paso 2
descrito arriba, haga clic en el botón de opción para seleccionar ‘Usar uno de
los archivos PST existentes’; luego, haga clic en el archivo PST de la lista.
Seguramente éste será ‘Carpetas personales’. Tal vez los usuarios avanzados
deseen crear un nuevo archivo PST, que puede usarse en este paso.
La siguiente ventana de diálogo describe la
configuración manual del servicio Correo electrónico de Internet y de la cuenta
de correo electrónico POP3/SMTP. Haga caso omiso de las instrucciones que
aparecen en este cuadro de diálogo.
4. Reinicie Outlook.
Efectúe los pasos 5, 6 y 7 de la siguiente sección para terminar el proceso
de configuración.
1.
Configuración
del archivo PST y especificación del ID de inicio de sesión del correo
electrónico y de la contraseña para SCOoffice Mail Server.
A continuación aparecerá el cuadro de diálogo
‘Opciones de SCOoffice Mail Connector’.
A continuación aparecerá el cuadro de diálogo
‘Agregar nuevo buzón IMAP’. Seleccione ‘Crear archivo PST nuevo’ o ‘Usar
archivo PST existente’. Si selecciona ‘Usar archivo PST existente’ también
tendrá que resaltar el archivo PST haciendo clic sobre el mismo en la lista que
aparece. Si no está configurando Mail Connector por primera vez, seleccione ‘Crear archivo PST
nuevo’.
Ahora se encontrará en la ventana de diálogo
‘Opciones de SCOoffice Mail Connector’. Seleccione el buzón (archivo
PST) que ha especificado en el paso anterior y que aparece en la lista.
A continuación aparecerá el cuadro de diálogo
‘Información del host de SCOoffice Mail Connector’. Introduzca la
siguiente información:
Nombre
Puerto 143: Especifique 993 para SSL y marque ‘Usar SSL (conexión segura)’
Inicio de sesión: Su identificador de inicio de sesión de correo
electrónico y la contraseña para SCOoffice Mail Server.
Contraseña: La contraseña de su ID de inicio de sesión de
correo electrónico.
Asegúrese de que la casilla de verificación
‘Asignar este almacén al siguiente servidor IMAP’ esté marcada.
A continuación haga clic en el botón ‘Hacer ping
al servidor’. ‘Hacer ping al servidor’ comprueba si se puede conectar a SCOoffice
Mail Server y la validez del ID de inicio de sesión de correo electrónico y
de la contraseña.
Si ‘Hacer ping al servidor’ no da ningún
resultado, cabe pensar que el cliente de Outlook no puede conectarse a través
de la red o que SCOoffice Mail Server no ha podido autenticar el ID de
inicio de sesión de correo electrónico ni la contraseña que ha introducido.
Vuelva a introducir el ID de inicio de sesión de correo electrónico y la
contraseña. Si ‘Hacer ping al servidor’ vuelve a fallar, borre el mensaje
haciendo clic en ‘Aceptar’ y haga clic en ‘Cancelar’. Comunique el problema al
administrador del sistema.
Si ‘Hacer Ping al servidor’ finaliza
correctamente, haga clic en ‘Aceptar’ para borrar el mensaje de finalización
satisfactoria.
2.
Configuración
de la cuenta de correo electrónico POP3/SMTP y configuración de la ubicación de
entrega al archivo PST creado en el paso 1.
Tiene que configurar una cuenta
POP3/SMTP si no dispone ya de una para SCOoffice Mail Connector. SCOoffice
Mail Connector necesita el servicio SMTP para enviar mensajes. SCOoffice
Mail Connector hace caso omiso de la porción POP3 del servicio.
Para configurar POP/SMTP para Outlook 2002:
Aparecerá el cuadro de diálogo ‘Cuentas de correo
electrónico (Cuentas de correo electrónico)’.
A continuación debería aparecer el cuadro de
diálogo ‘Cuentas de correo electrónico (Tipo de servidor)’.
Aparecerá el cuadro de diálogo ‘Cuentas de correo
electrónico (Configuración de correo electrónico de Internet POP3)’. Introduzca
la siguiente información:
Su nombre: Su nombre y apellido.
Dirección de correo electrónico: Su dirección de correo electrónico.
Servidor de correo entrante POP3: Escriba ‘ninguno’
Servidor de correo saliente SMTP: Nombre del host de SCOoffice Mail
Server.
Nombre de usuario: Su identificador de inicio de sesión de correo
electrónico y la contraseña para SCOoffice Mail Server.
Contraseña: su ID de inicio de sesión de correo electrónico y
contraseña.
A continuación debería aparecer el cuadro de diálogo ‘Cuentas de correo
electrónico (Enhorabuena)’.
3.
Configuración
de la ubicación de entrega (archivo PST) para la cuenta de correo electrónico
POP3/SMTP.
Aparecerá el cuadro de diálogo ‘Cuentas de correo
electrónico (Cuentas de correo electrónico)’.
En el cuadro de selección superior ‘Outlook
procesa el correo electrónico de estas cuentas en el siguiente orden’ resalte
la cuenta de correo electrónico que ha creado en el paso 2 haciendo clic sobre
la misma en la lista.
En el cuadro de selección desplegable inferior
‘Enviar nuevo correo electrónico a la siguiente ubicación’, seleccione el
archivo PST que ha especificado en el punto 1 anteriormente.
4.
Reinicie
Outlook.
5. Desactivación de la sincronización de
cuentas de correo electrónico en Outlook.
SCOoffice Mail Connector
sincroniza con SCOoffice Mail Server las cuentas de correo electrónico
que gestiona. Desactive la sincronización de estas cuentas por Outlook porque
podría recibir mensajes duplicados. Las
cuentas no gestionadas por Mail Connector deben seguir siendo sincronizadas por Outlook.
Desactivación de la sincronización de Outlook
6.
Migración
de las Carpetas especiales predefinidas de Outlook.
Las Carpetas especiales predefinidas de Outlook
son Contactos, Calendario, Diario, Notas y Tareas. De manera predeterminada,
estas carpetas están situadas al mismo nivel que la Bandeja de entrada en la
Lista de carpetas de Outlook (haga clic en ‘Ver’ y seleccione ‘Lista de carpetas’
en el menú de Outlook). Cuando use Mail Connector con Caldera Volution Messaging Server, las Carpetas especiales deben ser
subcarpetas de la Bandeja de entrada. Mail Conector efectúa la conversión automáticamente cuando se
selecciona una de estas carpetas o si se contrae la Lista de carpetas y se
vuelve a expandir haciendo clic en los símbolos ‘–‘ y ‘+’ que están situados en
la parte superior de la jerarquía de la Lista de carpetas.
Cada vez que Mail Conector efectúe la conversión aparecerá una ventana de
mensaje para cada carpeta que sea objeto de la conversión. La ventana de
mensaje indica que la carpeta en cuestión, como el Calendario, no se ha podido
crear en el servidor en el mismo nivel que la Bandeja de entrada y pregunta si
se puede crear bajo ésta. Responda ‘Sí’ a cada una de estas preguntas.
Nota: Si usa Mail Connector con la versión 2 o posterior de SCOoffice Mail
Server, no es necesario que las Carpetas especiales se encuentren debajo de la
Bandeja de entrada y, por tanto, no serán objeto de conversión.
Con esto se finalizan las tareas de configuración.
Continúe en la sección ‘Uso de SCOoffice Mail Connector’.
7. Configuración de la información de
calendario libre/ocupado.
Si tiene la intención de usar el calendario de
Outlook para programar reuniones con otras personas, quizá desee configurar
Outlook para que publique su calendario de disponibilidad en SCOoffice Mail
Server. De esta forma otros usuarios pueden saber cuándo está disponible para
celebrar reuniones.
En el cuadro de entrada ‘Publicar en mi
ubicación’, escriba lo siguiente:
http://nombre_de_host/pub/calendar/correo_electronico.vfb
Ejemplo:
http://miservidor.com/pub/calendar/bob.vfb
En el cuadro de entrada ‘Buscar ubicación’,
escriba lo siguiente:
ftp://nombre_de_host/pub/calendar/%NAME%.vfb
Ejemplo: ftp://miservidor.com/pub/calendar/%NAME%.vfb
Uso de SCOoffice
Mail Connector
·
Determinación de la versión de SCOoffice Mail Connector
Haga clic en ‘Acerca de’ en la barra
de herramientas de SCOoffice Mail Connector para mostrar la versión y
número de revisión del SCOoffice Mail Connector. El número de versión se muestra claramente en
una etiqueta. El número de revisión se encuentra a continuación del aviso de
copyright.
·
Nota sobre la migración desde MS Exchange Server al SCOoffice Mail
Server
Si ha configurado Outlook
correctamente, tanto las carpetas del buzón de Exchange como las del buzón de
SCOoffice Mail Server aparecerán en la lista de carpetas de correo de
Outlook. Copie las carpetas de Exchange en las carpetas correspondientes de la
cuenta de SCOoffice Mail Server.
Una vez se ha efectuado la
sincronización inicial, se puede desmontar el servidor Exchange y se puede
eliminar el servicio Exchange del cliente Outlook. SCOoffice Mail
Connector no necesita los servicios de Exchange de Outlook.
·
Uso
de carpetas compartidas
SCOoffice Mail Connector permite
compartir las carpetas de correo y las Carpetas especiales, como Calendario,
con otros usuarios de SCOoffice Mail Server. Puede compartir carpetas
simplemente autorizando a otros usuarios a que puedan obtener acceso a una
carpeta. A continuación, la carpeta aparecerá automáticamente en la Lista de
carpetas de Outlook de los otros usuarios. Los permisos se otorgan para cada
usuario y cada carpeta.
Para compartir una carpeta con otros usuarios:
Para agregar un usuario a la lista de usuarios que podrán obtener acceso a
la carpeta:
·
Haga
clic en ‘Agregar’ en la sección ‘Permisos’ del cuadro de diálogo.
·
Introduzca
el ID de inicio de sesión de correo electrónico de los usuarios, y no su
dirección de correo electrónico, en el espacio que se suministra al efecto. Por
lo general, el ID de inicio de sesión de correo electrónico de un usuario suele
ser igual que su dirección de correo electrónico. Haga clic en ‘Aceptar’.
·
Seleccione
los permisos que desee asignar al usuario.
Para modificar los permisos asignados a un usuario:
·
Seleccione
el ID de correo electrónico del usuario que aparece en la lista haciendo clic
sobre el mismo.
·
Asigne
y anule permisos según considere necesario.
Para eliminar los permisos de un usuario:
·
Seleccione
el ID de correo electrónico del usuario que aparece en la lista haciendo clic
sobre el mismo.
·
Haga
clic en ‘Eliminar’ en la sección ‘Permisos’ del cuadro de diálogo.
De forma predeterminada, el cuadro de lista
‘Permisos’ muestra el propietario de la carpeta con todos los derechos de
acceso asignados (activados). Si elimina el propietario de la lista de usuarios
que tienen permiso de acceso a la carpeta, bloqueará el acceso de ese
propietario a su propia carpeta. Un usuario dotado de privilegios de
administración de la carpeta puede restaurar el permiso de acceso al
propietario.
Se puede utilizar el usuario especial ‘anyone’
para asignar permisos a todos los usuarios. Observe que no se pueden ver los
permisos ni asignarlos a carpetas vacías.
Los derechos de acceso están definidos del
siguiente modo:
·
Configuración de las opciones de
sincronización de carpetas de SCOoffice Mail Connector
Como se menciona anteriormente en esta guía, el
archivo PST se encuentra en el equipo y se utiliza como ubicación de
almacenamiento intermedia en el flujo de mensajes entre Outlook y SCOoffice Mail
Server a través de Mail Connector. Por sincronización de carpetas se entiende
que el contenido del archivo PST (copia local de sus carpetas) se sincroniza
con el de las carpetas de SCOoffice Mail Server. De forma
predeterminada, las carpetas están configuradas para sincronizarse con las de
SCOoffice Mail Server cada vez que se selecciona una carpeta en la lista
de carpetas de Outlook. Sin embargo, esto puede no ser lo más adecuado para
carpetas con mucho tráfico como Bandeja de entrada.
Para modificar la sincronización de una carpeta:
a. Muestre la lista de carpetas de Outlook
haciendo clic en ‘Ver’ y luego en ‘Lista de carpetas’ en el menú de Outlook.
b. Haga clic en la carpeta de la lista de
carpetas que desee compartir.
c. Haga clic en el botón ‘Carpeta’ de la
barra de herramientas de SCOoffice Mail Connector. A continuación
aparecerá la ventana de diálogo ‘Opciones de carpeta de correo de SCOoffice’.
Configure las opciones según considere necesario.